Política de tratamiento de datos personales

1. Identificación y alcance

INGENIERÍA 365 S.A.S. (también identificada como i365), NIT 901290421-9, adopta esta política de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas colombianas aplicables. Cubre el sitio ingenieria365.com, las relaciones con clientes, aliados, proveedores y colaboradores, y las plataformas operadas por la compañía, entre ellas SigaApps, Crea Academy, RiskCare y HealthSign.

2. Roles de tratamiento

Ingeniería 365 actúa como responsable cuando define las finalidades y medios del tratamiento, por ejemplo para administrar cuentas, relaciones comerciales, facturación, seguridad, soporte y comunicaciones autorizadas. Cuando una organización cliente determina las finalidades de una base de datos y utiliza una plataforma de i365 para procesarla, Ingeniería 365 actúa como encargado y sigue las instrucciones documentadas del cliente.

En SigaApps, cada Cámara de Comercio define normalmente las finalidades, autorizaciones, conservación y uso de los datos de sus censos, establecimientos, recorridos y fuentes SII. Estas condiciones se concretan en el contrato y en el anexo de transmisión de datos aplicable.

3. Información que podemos tratar

• Identificación y contacto: nombre, documento, correo, teléfono, cargo y organización.
• Información contractual, comercial, académica o laboral necesaria para prestar el servicio.
• Datos de cuenta y autenticación suministrados por Google, Microsoft u otro proveedor elegido por el usuario.
• Registros técnicos: dirección IP, dispositivo, navegador, fecha, hora, eventos de seguridad y auditoría.
• Información cargada en productos institucionales, según las instrucciones y autorizaciones del cliente responsable.

Las plataformas solo deben tratar datos sensibles cuando exista una finalidad legítima, autorización o habilitación legal y controles acordes con su naturaleza. Los datos de niños, niñas y adolescentes requieren protección reforzada.

4. Finalidades

• Crear cuentas, autenticar usuarios y aplicar permisos.
• Prestar, soportar, proteger y mejorar los servicios contratados.
• Gestionar solicitudes, incidentes, facturación, auditoría y obligaciones contractuales.
• Enviar comunicaciones operativas y, cuando exista autorización, información comercial.
• Detectar fraude, abuso, accesos no autorizados y fallas de seguridad.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

5. Identidad externa e integraciones

Si el usuario elige Google o Microsoft, solicitamos únicamente los datos básicos necesarios para identificarlo y vincular su cuenta, normalmente identificador, nombre y correo. No usamos estos datos para publicidad de terceros ni solicitamos acceso a archivos, correo o calendario salvo que una función futura lo explique y autorice por separado. El usuario puede revocar el acceso desde el proveedor de identidad, sin perjuicio de los registros que deban conservarse.

6. Encargados, transmisión y ubicación

Podemos utilizar proveedores de infraestructura, bases de datos, autenticación, correo, soporte, monitoreo y analítica. Su acceso se limita a la prestación contratada, con obligaciones de confidencialidad y seguridad. Algunos tratamientos pueden ocurrir fuera de Colombia; en estos casos se aplican las reglas sobre transmisión o transferencia internacional. La lista específica de subencargados de cada producto se publica o se entrega al cliente correspondiente.

7. Seguridad y conservación

Aplicamos controles técnicos, humanos y administrativos proporcionales al riesgo, incluyendo segregación de acceso, trazabilidad, cifrado cuando corresponde, copias de seguridad y gestión de incidentes. Conservamos los datos durante el tiempo necesario para la finalidad informada, el contrato o una obligación legal. Después se eliminan, anonimizan o bloquean de manera segura, salvo retención legal o contractual vigente.

8. Derechos de los titulares

El titular puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización, cuando sea exigible.
• Conocer el uso dado a su información.
• Revocar la autorización o solicitar supresión cuando proceda.
• Acceder gratuitamente a sus datos y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Consultas y reclamos

Las solicitudes deben enviarse a soporte@ingenieria365.com con nombre, identificación, datos de contacto, descripción y documentos pertinentes. Las consultas se atienden dentro de diez días hábiles y los reclamos dentro de quince días hábiles contados desde su recepción completa, con las prórrogas previstas por la ley cuando resulten necesarias.

10. Cambios y vigencia

La versión vigente estará siempre publicada en esta dirección. Los cambios sustanciales que requieran una nueva autorización se informarán por un medio adecuado antes de aplicar la nueva finalidad. Esta versión rige desde el 26 de agosto de 2026 y reemplaza las publicaciones anteriores de esta política.